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El Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación establece una serie de requisitos que debe cumplir el software de facturación para garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas. Todos los empresarios y profesionales, hay excepciones, que emitan facturas con sistemas informáticos deberán cumplir con la normativa desde el 01/01/2026, si son personas jurídicas, y desde el 01/07/2026 si son personas físicas. Hay dos modalidades:
Sistema VERI*FACTU:
Los obligados tributarios podrán remitir voluntariamente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria todos los registros de facturación de facturas, anulación o rectificación generados de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura.
Una vez indicado que la empresa opta por el sistema VERI*FACTU, se interpreta que se utiliza este sistema cuando se empiece a enviar y recibir aceptación de las facturas generadas.
El usuario también puede optar por abandonar el sistema VERI*FACTU, aunque la fecha efectiva de la desactivación será el 31 de Diciembre del año en que se desactivó VERI*FACTU y los registros de facturación seguirán enviándose hasta esa fecha.
Las facturas VERI*FACTU deberán incorporar necesariamente un código QR que permitirá su verificación y la frase “VERI*FACTU” “o “Factura verificable en la sede de la AEAT”.
Sistema NO VERI*FACTU
Si no se desea realizar el envío automático de los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, puede optar por el sistema NO VERI*FACTU.
El sistema NO VERI*FACTU conlleva unas obligaciones adicionales:
Registro de facturación: Firma con certificado electrónico de todos los registros de facturación.
Conservación: Obligación de conservar todos los registros de facturación y de eventos durante el periodo legal, que podrán ser requeridos por la Agencia Tributaria.
Trazabilidad: El sistema informático deberá ser capaz de comprobar si es correcta la firma electrónica de los registros de facturación bajo demanda. También deberá poder comprobar el encadenamiento de estos registros.
Registro de eventos: Debe mantenerse un registro de eventos con determinadas interacciones de forma periódica.
Exportación de registros: Debe realizar la exportación de registros de facturación y eventos en el caso de baja de la empresa. Esta acción es necesaria para cumplir con la obligación de conservación de registros.
Cuestiones contestadas por la A.E.A.T.:
Si se usan hojas de cálculo o procesadores de texto, el reglamento no será de aplicación si se utilizan exclusivamente para Introducir los datos de las facturas, Expedir e imprimir las facturas, Conservar la información de facturación. Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias.
Respecto al proceso de recibo o recepción de facturas: La forma en que se puede expedir y recibir la factura dependerá de que sea facturación en papel o electrónica, y en este caso si es estructurada o no estructurada. EL RRSIF no limita las anteriores posibilidades en modo alguno.
NO es obligatorio imprimir en papel la factura, siempre que se utilicen sistemas de facturación electrónica (ya sea estructurada o no estructurada). Por otro lado, cualquier impresión de una factura (ordinaria o simplificada), o imagen de la misma en soporte digital (factura electrónica no estructurada), debe llevar impreso o visible el QR y la demás información requerida. Por el contrario, si la factura es electrónica estructurada no se requiere la imagen del QR, pero sí su contenido (en forma de URL de la sede electrónica habilitada para este efecto).
