EXPEDIR Y ENTREGAR FACTURAOBLIGACIONES FORMALES EN EL DEBER DE
OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA
A) Los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura y copia de ésta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas del impuesto.
También deberán expedir factura y copia de ésta por los pagos recibidos con anterioridad a la realización de las entregas de bienes o prestaciones de servicios.
B) Deberán expedir factura y copia de ésta en todo caso:
- Cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actué como tal, así como cualesquiera otras en las que el destinatario así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
- Las entregas intracomunitarias.
- Las entregas de bienes que sean objeto de impuestos especiales.
- Las entregas de bienes expedidos o transportados fuera de la C.E.
- Las entregas de bienes que han de ser objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición.
- Aquellas en que los destinatarios sean personas jurídicas que no actúen como empresarios o profesionales.
C) Los sujetos pasivos por inversión del sujeto pasivo (ya sea por operaciones efectuadas por personas o entidades no establecidas en el territorio de aplicación del impuesto, o por entregas de oro sin elaborar, o por entregas de oro inversión cuando se haya renunciado a la exención) deberán expedir factura por las operaciones de las que sean destinatarios en las que sean sujetos pasivos del IVA correspondiente a aquellas. Esta factura se unirá al justificante contable de cada operación.
En general, no existe obligación de expedir factura en las siguientes operaciones:
Operaciones exentas por:
- Servicios públicos postales (art. 20 Uno 1º)
- Servicios prestados a sus miembros por uniones, agrupaciones o entidades. (art. 20. Uno 6º)
- Operaciones realizadas por la Seguridad Social en el cumplimiento de sus fines (art. 20. Uno 7º)
- Asistencia social (art. 20. Uno 8º)
- Educación (art. 20. Uno 9º)
- Clases a titulo particular (art. 20. Uno 10º)
- Cesiones de personal realizado por entidades religiosas (art. 20. Uno 11º)
- Instituciones benéficas, colegios profesionales y otras (art. 20. Uno 12º)
- Deporte y educación física (art. 20. Uno 13º)
- Servicios culturales (art. 20. Uno 14º)
- Arrendamientos de ciertos bienes inmuebles (art. 20. Uno 23º)
- Entregas de bienes que hubieran determinado la exclusión total del derecho a deducir. (art. 20. 25º)
Los realizados por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades a las que sea de aplicación el régimen especial de recargo de equivalencia (excepto por la entrega de inmuebles a los que se haya renunciado a la exención o cuando tributen en E.D.).
Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades por las que se encuentran acogidas al régimen simplificado del IVA (excepto si la determinación de las cuotas devengadas se efectúa en atención al volumen de ingresos, y excepto en la transmisión de activos fijos).
La obligación de expedir factura podrá ser cumplida mediante la expedición de tique y copia de éste en las siguientes operaciones, cuando su importe no excede de 3.000 €, IVA incluido:
a) Venta al por menor.
b) Ventas o servicios en ambulancia.
c) Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
d) Transporte de personas y equipajes.
e) Servicios de hostelería y restauración y suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
f) Salas de baile y discotecas.
g) Servicios telefónicos.
h) Servicios de peluquería e institutos de belleza.
i) Utilización de instalaciones deportivas.
j) Revelado de fotografías y estudios fotográficos.
k) Servicios de aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
l) Servicios de video-club.
m) Servicios de tintorería y lavandería.
n) Utilización de autopistas de peaje.
CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA O DOCUMENTO SUSTITUTIVO POR EL DESTINATARIO O POR UN TERCERO
La obligación de expedir factura puede ser cumplimentada materialmente por los destinatarios de las operaciones o por terceros, siempre que se cumplan los siguientes requisitos:
- Deberá existir acuerdo documentado por escrito entre quien realiza las operaciones y el destinatario de éstas por el que el primero autoriza al segundo la expedición de las facturas o documentos sustitutivos correspondientes a dichas operaciones. Este acuerdo debe suscribirse con carácter previo a la realización de las operaciones, y en él deben especificarse aquellas a las que se refiera.
- La factura o documento sustitutivo expedido de este modo debe ser aceptado por el empresario o profesional que haya realizado la operación.
- Las copias de las facturas o documentos sustitutivos deben ser aceptadas en el plazo de 15 días a partir de su recepción por el empresario o profesional que hubiese realizado las operaciones. Si las copias se rechazan de forma expresa en el plazo antes indicado se tendrán por no expedidas.
- Estas facturas o documentos sustitutivos son expedidos en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones que en ella se documentan.
1. Toda factura y sus copias contendrán los siguientes datos o requisitos:
Numero y, en su caso, serie (la numeración será correlativa dentro de cada serie). Se podrán expedir facturas mediante series separadas, entre otros, cuando el expedidor cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones y cuando realice operaciones de distinta naturaleza. No obstante, serán obligatorias series especificas:
- En los casos de inversión del sujeto pasivo (en las que como datos del expedidor constarán los del destinatario).
- En los casos en que la obligación de expedir factura o documento sustitutivo sea cumplido por el destinatario o por un tercero.
- Las rectificativas.
- En las emitidas por los adjudicatarios de bienes o derechos en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.
Fecha de expedición.
Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. En los supuestos de las operaciones señaladas en la letra C) del apartado Obligación de expedir factura, se consignarán como datos del expedidor los del sujeto pasivo destinatario de los bienes o servicios, debiendo constar también los del proveedor de los bienes o servicios.
NIF atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro estado miembro de la C.E., con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Cuando el obligado a expedir factura o el destinatario de las operaciones dispongan de varios lugares fijos de negocio, deberá indicarse la ubicación de la sede de actividad o establecimiento al que se refieren aquellas en los casos en que dicha referencia sea relevante para la determinación del régimen de tributación correspondiente a las citadas operaciones. Cuando el destinatario de las operaciones sea una persona física que no actúe como empresario o profesional, no será obligatoria la consignación de su domicilio.
Descripción de las operaciones, consignando todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del IVA y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
El tipo o tipos impositivos, en su caso, aplicado(s) a las operaciones.
La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, deberá consignarse por separado.
La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o, en su caso, en la que se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
2. En las copias de las facturas, además, se indicará su condición de copias.
3. Cuando alguna de las operaciones que se documente en una factura está exenta o no sujeta al impuesto o el sujeto pasivo del impuesto correspondiente a aquella sea su destinatario, se deberá incluir en ella una referencia a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto o indicación de que la operación está exenta o no sujeta o de que el sujeto pasivo del impuesto es el destinatario de la operación.
4. Deberá especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura en los siguientes casos:
Cuando se documenten operaciones exentas o no sujetas al IVA y otras en las que no se den dichas circunstancias.
Cuando se incluyan operaciones en las que el sujeto pasivo del IVA correspondiente a aquéllas sea su destinatario y otras en las que no se de ésta circunstancia.
Cuando comprendan operaciones sujetas a diferentes tipos del IVA
5. En las entregas exentas de medios de transporte nuevos (art. 25 LIVA) se hará constar, además, sus características, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
6. En las operaciones intracomunitarias triangulares deberá indicarse tal circunstancia.
7. En ciertos casos se podrá autorizar, previa solicitud del interesado, que en la factura no consten todos los requisitos del punto 1 anterior. No obstante, dichas facturas deberán contener:
Fecha de su expedición.
Identidad del obligado a su expedición.
Identificación del tipo de bienes entregados o servicios prestado.
Cuota tributaria o los datos que permitan calcularla.
8. Cuando se realicen operaciones para quienes no tengan la condición de empresarios o profesionales actuando como tales, no será obligatoria la consignación en factura de los datos de identificación del destinatario si la contraprestación es inferior a 100,00 €, IVA no incluido.
Todos los tickets y sus copias contendrán los siguientes datos o requisitos:
Número y, en su caso, serie (la numeración será correlativa dentro de cada serie). Podrán expedirse tiques con series separadas, entre otros, cuando:
- El expedidor cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones.
- El expedidor realice operaciones de distinta naturaleza.
- Los expedidos por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.
- Los rectificativos.
Cuando el empresario o profesional expida tiques y facturas para la documentación de las operaciones efectuadas en un mismo año natural, será obligatoria la expedición mediante series separadas de unos y otras.
NIF, nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición.
Tipo impositivo aplicado o la expresión “IVA incluido”.
Contraprestación total.
Medios de expedición de las facturas o documentos sustitutivos: podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en soporte electrónico.
Plazo para la expedición de las facturas o documentos sustitutivos: deberán ser expedidas en el momento de realizarse la operación. Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, deberán expedirse dentro del plazo de un mes contado a partir del momento de realizarse la operación.
En todo caso, las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.
Las operaciones se entenderán realizadas en la fecha en que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a las citadas operaciones.
Moneda y lengua en que podrán expresarse y expedirse las facturas o documentos sustitutivos: en cualquier moneda, a condición de que el importe del impuesto, en su caso, se repercuta y exprese en euros, a cuyo efecto se utilizará el tipo de cambio vendedor, fijado por el Banco de España, que esté vigente en el momento del devengo.
Podrán expresarse en cualquier lengua. No obstante, la Administración tributaria podrá exigir una traducción al castellano, o a otra lengua oficial en España, tanto de las facturas expedidas como de las recibidas.
Facturas recapitulativas: Pueden incluirse en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que aquellas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural, estas facturas deberán ser expedidas como máximo el ultimo día del mes natural en que se hayan efectuado las operaciones que en ella se documenten.
Duplicados de las facturas o documentos sustitutivos: únicamente es admisible en los siguientes casos:
Cuando en una misma operación concurran varios destinatarios. Deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos.
En los supuestos de perdida del original por cualquier causa. En cada uno de los ejemplares duplicados deberá hacerse constar la expresión “duplicado”.
Facturas rectificativas:
a.) Situaciones en las que deben expedirse:
1. Cuando la factura original no cumpla con el contenido mínimo de las facturas, regulado en el artículo 6 del Reglamento de facturación.
2. a) Cuando las cuotas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente.
b) Cuando se den las circunstancias del artículo 80 de la Ley del IVA (Devolución de envases o embalajes, descuentos o bonificaciones otorgadas con posterioridad al momento en que la operación se haya realizado, cuando por resolución firme se queden sin efecto o se modifiquen las operaciones realizadas, y por auto de declaración concursal del destinatario).
No será obligatoria la expedición de factura rectificativa cuando exista devolución (mercancías, envases y embalajes) y exista un posterior suministro al mismo destinatario. Se podrá practicar la rectificación, por las mencionadas devoluciones, en la factura que se emita por el nuevo suministro, restando las citadas devoluciones del importe del citado nuevo suministro, con independencia de que su resultado sea positivo o negativo, siempre que el tipo impositivo aplicable a todas las operaciones sea el mismo.
b.) Contenido de las facturas rectificativas:
Debe cumplir todos los requisitos que se establecen para las facturas originales.
Debe constar su condición de factura rectificativa y la causa que motiva la rectificación.
Será obligatorio que tengan una serie específica de numeración.
Se podrá efectuar la rectificación de varias facturas en una única factura rectificativa, siempre que se identifiquen las facturas rectificadas. En los supuestos de descuentos o bonificaciones por volumen de operaciones (rappels), no será necesaria la identificación de las facturas rectificadas, siendo suficiente la identificación del periodo al que se refieran.
La descripción de la operación, el tipo o tipos impositivos y la cuota tributaria:
a) Se podrá consignar la descripción de la operación y la cuota tributaria indicando directamente el importe de la rectificación, aunque tenga signo negativo (notas de abono).
b) También se puede hacer consignando la base y cuota resultantes tras la rectificación y la rectificación efectuada.
Se obliga a indicar el periodo de liquidación en el que se realizaron las operaciones rectificadas si dicha rectificación obliga a presentar declaración extemporánea (aumento de cuotas) o se tiene la posibilidad de solicitar devolución de ingresos indebidos (disminución de cuota repercutida).
Regímenes especiales del impuesto:
a) Régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca: el adquirente deberá expedir un recibo con los siguientes requisitos:
- Serie y número (la numeración será correlativa dentro de cada serie).
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, NIF y domicilio del obligado a su expedición y del titular de la explotación agrícola, ganadera, forestal o pesquera.
- Descripción de los bienes entregados, y el lugar y fecha de realización material y efectiva de las operaciones.
- Precio de los bienes o servicios.
- Porcentaje de compensación aplicado.
- Importe de la compensación.
- Firma del titular de la explotación agrícola, ganadera, forestal o pesquera.
A estos recibos les será aplicable, cuando resulte procedente, las demás disposiciones generales relativas a las facturas.
b) Régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección: Además de las obligaciones generales deberán cumplir las siguientes obligaciones especificas:
- Expedir un documento que justifique cada una de las adquisiciones efectuadas a quienes no tengan la condición de empresarios o profesionales actuando como tales. Este documento de compra deberá ser firmado por el transmitente.
- En las facturas que se expidan por las entregas sometidas a éste régimen especial deberá hacerse constar tal circunstancia. Si las entregas se destinan a otros estados miembros de la C.E. se hará constar: “esta operación ha tributado con arreglo al régimen especial previsto por el art. 26 bis de la Directiva 77/388/CEE”
- En las facturas que se expidan no podrá consignarse separadamente la cuota de IVA repercutido, y ésta deberá entenderse comprendida en el precio total de la operación.
c) Régimen especial de Agencias de Viaje: no existe obligación de consignar por separado la cuota repercutida, pero si el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal, y las operaciones se refieren exclusivamente a entregas de bienes o prestaciones de servicios efectuadas totalmente en el ámbito espacial del impuesto, se puede hacer constar bajo la denominación “Cuotas de IVA incluidas en el precio” la cantidad resultante de multiplicar el precio total de la operación por seis y dividir por 100.
Hay que hacer constar que las operaciones se encuentran sujetas al régimen especial de agencia de viajes.
d) Régimen especial del recargo de equivalencia: quienes efectúen entregas en las que deba repercutirse el recargo de equivalencia deberán expedir facturas separadas para documentar dichas entregas, consignando en ellas el tipo de recargo que se haya aplicado y su importe. Esta obligación también es aplicable a los comerciantes minoristas a los que sea de aplicación éste régimen cuando expidan facturas por las operaciones señaladas en la letra C) del apartado Obligación de expedir factura.
Remisión de facturas o documentos sustitutivos: los originales deberán ser remitidos a los destinatarios de las operaciones que en ellos se documenten en el mismo momento de su expedición o, cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, en el plazo de un mes a partir de la fecha de su expedición. La remisión podrá ser cumplida por cualquier medio (incluso por medios electrónicos, siempre que en este caso el destinatario haya dado su consentimiento de forma expresa y los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido).
Conservación de facturas o documentos sustitutivos y otros documentos: deben conservarse con su contenido original, de un modo ordenado, durante al menos 4 años, (puede llegar hasta 19 años en el caso de entidades con B.I negativas).
Datos registrales: Si el expedidor es un empresario individual, sociedad, o entidad sujeta a inscripción obligatoria en el Registro Mercantil, hará constar los datos identificadores de su inscripción en el Registro Mercantil (no sólo en las facturas, sino también en las notas de pedido, documentación y correspondencia).
En este libro deben contabilizarse todas las facturas y documentos sustitutivos que se hayan expedido, reflejando respecto de cada una el número y, en su caso, serie, la fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior, el nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del destinatario, la base imponible de las operaciones, y, en su caso, el tipo impositivo y la cuota tributaria.
La anotación individualizada de las facturas o documentos sustitutivos se podrá sustituir por la de asientos resúmenes en los que se harán constar la fecha o periodo en que se hayan expedido, base imponible global, el tipo impositivo, la cuota global de facturas o documentos sustitutivos numerados correlativamente y expedidos en la misma fecha, y los números inicial y final de los documentos anotados, siempre que se cumplan simultáneamente los siguientes requisitos:
a) Que en los documentos expedidos no sea perceptiva la identificación del destinatario.
b) Que en las operaciones documentadas se deban entender realizadas dentro de un mismo mes natural.
c) Que a las operaciones documentadas en ellos les sea aplicable el mismo tipo impositivo.
Igualmente será valida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.
Las facturas relativas a las operaciones señaladas en la letra C) del apartado Obligación de expedir factura, deben ser anotadas con la debida separación. Igualmente deberán anotarse por separado las facturas o documentos sustitutivos rectificativos.
En cuanto a las operaciones, han de anotarse todas las realizadas, incluso las exentas y las de autoconsumo.
Quienes fuesen titulares de diversos establecimientos situados en el territorio de aplicación del impuesto podrán llevar, en cada uno de ellos, un libro registro en el que anotarán por separado las operaciones efectuadas desde dichos establecimientos, siempre que los asientos resúmenes de éstos se trasladen al correspondiente libro registro general que deberá llevarse en el domicilio fiscal.
En este libro se deberán numerar correlativamente las facturas y los documentos de aduanas correspondientes a los bienes adquiridos o importados, y esta numeración podrá realizarse mediante series separadas siempre que existan razones que lo justifiquen.
También se anotarán las facturas correspondientes a adquisiciones intracomunitarias y las correspondientes a las operaciones señaladas en la letra C) del apartado Obligación de expedir factura.
Se anotarán, una por una, las facturas recibidas, y en su caso, los documentos de aduanas y los demás indicados. Se consignarán su número de recepción,la fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior y así conste en el citado documento, el nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del obligado a su expedición, la base imponible, y en su caso, el tipo impositivo y la cuota tributaria.
Podrá hacerse un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha, en el que se harán constar los números inicial y final de las facturas recibidas asignados por el destinatario, siempre que procedan de un único proveedor, la suma global de la base imponible y la cuota impositiva global, siempre que el importe total conjunto de las operaciones, Impuesto sobre el Valor Añadido no incluido, no exceda de 6.000 euros, y que el importe de las operaciones documentadas en cada una de ellas no supere 500 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido no incluido.
Igualmente será válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.
En él se registran todos los datos relativos a los bienes de inversión, haciendo constar su naturaleza, las facturas o documentos de aduanas relativas a su adquisición, fecha de inicio de su utilización (que determina el comienzo del período de regularización), la prorrata anual definitiva y la regularización anual, si procede, de las deducciones.
Asimismo, deben registrarse las entregas de los bienes de inversión efectuadas durante el período de regularización (baja en el libro registro y regularización practicada).
Este libro sólo debe contener el registro de las siguientes operaciones:
- Los envíos o recepciones de bienes para la realización de los informes periciales o trabajos sobre bienes muebles.
- Las transferencias de bienes (se registra el envío de los bienes al Estado miembro de destino y la recepción de los dichos bienes en destino).
En relación con las transferencias de bienes, deben registrarse también las importaciones temporales de bienes que están excluidas del concepto de transferencias (importaciones temporales de bienes para prestar servicios en destino y de bienes para exposiciones, ferias, promoción de ventas, etc.).
Los datos a registrar en el libro son: operación y su fecha; descripción de los bienes con referencia a su factura o título de posesión; otras facturas o documentación
relativas a las operaciones de que se trate; identificación del destinatario o remitente (NIF a efectos del IVA, razón social y domicilio); país de origen o destino de los bienes; plazo, si existe, de realización de la operación.
LIBRO REGISTRO ESPECIAL DE RECIBOS EMITIDOS POR LOS ADQUIRIENTES DE BIENES O SERVICIOS A LOS SUJETOS PASIVOS ACOGIDOS AL RÉGIMEN ESPECIAL DE LA AGRICULTURA.
Los adquirientes de bienes o servicios han de anotar los recibos emitidos en este libro registro especial en el plazo máximo de treinta días a partir de la fecha de su emisión.
LIBRO REGISTRO ESPECÍFICO DE BIENES USADOS.
Se llevará una por cada modalidad de determinación de la base imponible. En él deben anotarse cada una de las adquisiciones o importaciones y entregas de los bienes acogidos al régimen especial, indicando la clase del bien, precio de compra, precio de venta, IVA repercutido, nº de la factura de compra y de venta.
Los plazos que rigen son:
1º En general, las anotaciones en los libros han de realizarse antes del momento en que tenga lugar la liquidación y el pago del impuesto de las operaciones correspondientes.
2º Cuando se trate de operaciones para las que no se expide factura, el registro debe hacerse en los siete días siguientes a la realización de las mismas, siempre que este plazo venza antes que el indicado en el apartado anterior.
3º Las facturas recibidas se anotan, por orden de recepción, dentro del período de liquidación en que proceda la deducción del IVA soportado.
4º Las ejecuciones de obra a registrar en el libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias, lo han de ser en el plazo de siete días, a partir del momento de inicio de la expedición o transporte de los bienes a que se refieren.
Cuando existe rectificación de facturas, se han de rectificar las anotaciones contables respectivas mediante un asiento, o grupo de asientos, único al finalizar cada período de liquidación.
En el asiento de rectificación se tiene que especificar:
- Las facturas o documentos que se anulan o rectifican.
- La cantidad por la que se encontraban contabilizados.
- La referencia al documento que da origen a la variación o anulación.
- Las nuevas cantidades a contabilizar, en caso de rectificación.
- La cuantía total de las correcciones, en más o en menos, para calcular la cuota devengada y las deducciones del período de liquidación en que se realizan las rectificaciones.
Si las rectificaciones afectan a la regularización de las deducciones por bienes de inversión, también se deben anotar en el libro correspondiente junto a la anotación del bien a que se refieran.
CUADRO RECAPITULATIVO DE LA REPERCUSIÓN-DEDUCCIÓN Y DE LAS RECTIFICACIONES